Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 8. September 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Urbania3D („wir“, „die Plattform“) die personenbezogenen Daten von Personen erhebt, nutzt, weitergibt und schützt, die mit unseren Diensten interagieren: den digitalen Immobilien-Showrooms, die wir für unsere Kunden (Bauträger und Immobilienvertriebsunternehmen) betreiben, und den zugehörigen Integrationen, einschließlich der Erfassung von Leads aus Werbekampagnen auf Plattformen Dritter wie Meta (Facebook und Instagram).

Rollen. In den meisten Fällen handelt Urbania3D als Auftragsverarbeiter (Processor): Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag und nach den Weisungen unseres Immobilienkunden, der der Verantwortliche (Controller) und Inhaber der Kampagne oder des Projekts ist. Soweit es um den Betrieb der Plattform selbst geht (Konten, aggregierte Analysen, Sicherheit), handelt Urbania3D als Verantwortlicher.

1. Welche Daten wir erheben

Kontaktdaten von Interessenten / Leads: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ausweisdokument (wenn das Formular es verlangt) und jedes weitere Feld im Formular des Kunden, dazu Nachrichten oder Anfragen, die die Person freiwillig sendet.
Leads aus Kampagnen Dritter (Meta Lead Ads usw.): Wenn eine Person ein Anzeigenformular auf Facebook oder Instagram eines unserer Kunden ausfüllt, erhalten wir von Meta die Daten, die diese Person im Formular angegeben hat (in der Regel Name, E-Mail und Telefon), um sie an das CRM des Kunden zu übergeben. Wir greifen auf diese Daten nur mit der Berechtigung zu, die der Kunde beim Verbinden seiner Seite erteilt, und ausschließlich, um sie an sein Dashboard weiterzuleiten.
Technische und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp, besuchte Seiten und Interaktionen innerhalb des Showrooms, mittels Cookies und ähnlicher Technologien.

Wir erheben nicht absichtlich besondere Kategorien von Daten (Gesundheit, Weltanschauung usw.). Wir fordern keine Daten von Minderjährigen an.

2. Wofür wir die Daten verwenden

Erfasste Leads an das CRM / Dashboard des jeweiligen Immobilienkunden übergeben, damit dieser seine Geschäftsbeziehung zur interessierten Person verwalten kann.
Interessenten verwalten: Herkunft, Phase und Notizen der Vertriebsbetreuung erfassen.
Die Showroom-Plattform betreiben und verbessern (Funktionalität, Leistung, Sicherheit).
Kennzahlen und aggregierte Analysen zur Nutzung des Showrooms erstellen.
Gesetzliche Pflichten erfüllen sowie Betrug oder Missbrauch verhindern.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten die Daten auf Grundlage der Einwilligung, die die Person beim Absenden eines Formulars erteilt (im Showroom oder in einer Werbekampagne), des berechtigten Interesses des Kunden an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen sowie der Vertragserfüllung oder vorvertraglicher Maßnahmen, soweit einschlägig. Bei Leads Dritter wird die Einwilligung im Formular der Werbeplattform selbst eingeholt (zum Beispiel im Formular von Meta Lead Ads).

4. An wen wir Daten weitergeben

Der Immobilienkunde, der Inhaber des Showrooms, der Kampagne oder des Projekts ist: der natürliche Empfänger der Leads (und deren Verantwortlicher).
Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter), die uns beim Betrieb der Plattform unterstützen, unter Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen, zum Beispiel Datenbank- und Hosting-Infrastruktur (Supabase), Netzwerk-, Auslieferungs- und Speicherinfrastruktur (Cloudflare) sowie die Werbeplattformen selbst (Meta) als Quelle der Leads.
Behörden, wenn eine gesetzliche Pflicht oder ein gültiges Ersuchen besteht.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und überlassen sie Dritten nicht für deren eigene Werbezwecke.

5. Internationale Übermittlungen

Einige unserer Dienstleister verarbeiten Daten auf Servern außerhalb des Wohnsitzlandes der Person (zum Beispiel in den Vereinigten Staaten oder der Europäischen Union). In diesen Fällen treffen wir angemessene vertragliche und technische Schutzmaßnahmen zum Schutz der Informationen.

6. Google-Daten (Google Kalender)

Urbania3D bietet den Nutzern seines internen Dashboards die Möglichkeit, ihren Google Kalender freiwillig zu verbinden, damit unser Notizassistent automatisch geplanten Videocalls beitritt und eine Transkription des Meetings erstellt. Dieser Abschnitt beschreibt speziell diese Verarbeitung und ergänzt den Rest dieser Erklärung.

6.1. Auf welche Google-Daten wir zugreifen

Wir fordern eine einzige Berechtigung an, das für die Funktion erforderliche Minimum: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly (Lesezugriff auf Kalendertermine). Mit dieser Berechtigung greifen wir ausschließlich zu auf:

den Titel, Beginn und Ende (Datum und Uhrzeit) sowie den Status kommender Termine;
den dem Termin zugeordneten Videocall-Link (zum Beispiel den Google-Meet-Link);
die Liste der eingeladenen Personen und deren Antwort auf die Einladung, ausschließlich um zu entscheiden, ob ein Beitritt angezeigt ist.

Wir fordern keine Schreibberechtigungen an. Wir erstellen, ändern oder löschen keine Termine und greifen weder auf Ihre E-Mails, Kontakte oder Dateien noch auf andere Dienste Ihres Google-Kontos zu.

6.2. Wofür wir sie verwenden

Wir verwenden sie für einen einzigen Zweck: zu bestimmen, welchem Meeting der Notizassistent zu welcher Uhrzeit beitreten soll. Wir nutzen sie nicht für Werbung, verkaufen sie nicht, erstellen keine Profile und verwenden sie nicht, um allgemeine Modelle künstlicher Intelligenz zu trainieren.

Der Nutzer steuert, welche Meetings aufgezeichnet werden: Er kann Termine anhand von Stichwörtern ausschließen, die Aufzeichnung auf Meetings mit Eingeladenen beschränken oder einen bestimmten Termin markieren, damit der Assistent nicht beitritt.

6.3. Wie wir sie speichern

Urbania3D speichert keine Kopie Ihres Kalenders. Die Termine werden im Moment abgerufen und verworfen. Von jedem tatsächlich aufgezeichneten Meeting speichern wir Titel, Datum, Dauer, Teilnehmer und das entstandene Transkript, innerhalb des privaten Dashboards der Organisation.

Das Autorisierungstoken von Google wird nicht in unseren Datenbanken gespeichert: Es wird an unseren Aufzeichnungs- und Transkriptionsdienstleister (Recall.ai) übergeben, der die Synchronisierung und die Erneuerung des Zugriffs in unserem Auftrag verwaltet.

6.4. An wen wir sie weitergeben

Wir geben diese Daten nur an die zur Erbringung des Dienstes notwendigen Dienstleister weiter, unter vertraglichen Vertraulichkeitsverpflichtungen: Recall.ai (Beitritt des Assistenten zum Meeting, Aufzeichnung und Transkription) und die in Abschnitt 4 genannten Infrastrukturanbieter. Wir verkaufen oder überlassen Google-Daten nicht an Dritte, zu keinem anderen Zweck.

6.5. Wie Sie den Zugriff widerrufen und die Daten löschen

Sie können Ihren Kalender jederzeit direkt im Urbania3D-Dashboard über die Schaltfläche Trennen trennen. Dann greifen wir sofort nicht mehr auf Ihre Termine zu und löschen die Verbindung.

Sie können die Berechtigung auch direkt in Ihrem Google-Konto widerrufen, unter myaccount.google.com/permissions.

Um die Löschung bereits erstellter Transkripte zu beantragen, folgen Sie den Hinweisen zur Datenlöschung oder schreiben Sie uns an urbania3d.app@gmail.com.

Eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Die Nutzung von Informationen, die Urbania3D über die Google-APIs erhält, entspricht der Nutzerdatenrichtlinie für Google-API-Dienste, einschließlich ihrer Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung. Insbesondere: Wir übermitteln Google-Daten nicht an Dritte, außer um diese Funktion bereitzustellen oder zu verbessern, um geltendes Recht einzuhalten oder im Rahmen einer Fusion oder Übernahme; wir nutzen oder übermitteln sie nicht zu Werbezwecken; wir erlauben Personen nicht, sie zu lesen, außer mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, aus Sicherheitsgründen, zur Einhaltung geltenden Rechts oder wenn sie aggregiert und anonymisiert sind; und wir verwenden sie nicht, um allgemeine oder nicht personalisierte Modelle künstlicher Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.

7. Speicherdauer

Wir speichern Lead-Daten so lange, wie es zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke erforderlich ist und nach den Weisungen des verantwortlichen Kunden, oder bis die Person ihre Löschung verlangt. Technische und sicherheitsrelevante Daten werden für begrenzte und angemessene Zeiträume gespeichert.

8. Ihre Rechte

Sie können jederzeit und kostenlos Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Aktualisierung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit Ihrer Daten ausüben sowie Ihre Einwilligung widerrufen.

Um diese auszuüben, schreiben Sie uns an urbania3d.app@gmail.com. Da wir in vielen Fällen als Auftragsverarbeiter handeln, können wir Ihre Anfrage an den verantwortlichen Kunden der Kampagne oder des Projekts weiterleiten und/oder sie, wo angebracht, direkt bearbeiten. Siehe auch unsere Hinweise zur Datenlöschung.

9. Sicherheit

Wir wenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten an: Verschlüsselung bei der Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Trennung je Kunde (Multi-Tenant) und verschlüsselte Speicherung sensibler Zugangsdaten.

10. Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien für den Betrieb des Showrooms, um Präferenzen zu speichern und die Nutzung aggregiert zu messen. Sie können diese in den Einstellungen Ihres Browsers verwalten.

11. Minderjährige

Unsere Dienste richten sich nicht an Minderjährige, und wir erheben wissentlich keine Daten von ihnen.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wir veröffentlichen die aktuelle Fassung auf dieser Seite mit dem Datum der „letzten Aktualisierung“. Die fortgesetzte Nutzung der Dienste bedeutet die Annahme der aktuellen Fassung.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zu dieser Erklärung schreiben Sie uns an urbania3d.app@gmail.com.